Virtual Office, Legalkah?

Perkembangan teknologi menciptakan banyak hal baru di sekitar kita, salah satunya adalah virtual office atau kantor virtual.

Virtual office atau kantor virtual merupakan istilah untuk menyebut sebuah kantor sewaan yang tidak digunakan penyewanya secara fisik. Jadi jika ingin disimpulkan, kantor semacam ini hanya disewa nomor telepon, alamat, serta kode posnya untuk keperluan administrasi.

Sedangkan penyewa dan pekerja kantor tersebut bekerja secara remote dari rumah mereka masing-masing. Kantor virtual biasanya disewa perusahaan startup yang sudah memiliki karyawan tetapi belum memiliki gedung. Alamat yang disewa digunakan untuk mengurus izin pendirian usaha, atau menyakinkan klien dan konsumen.

Inilah mengapa biasanya virtual office berlokasi di kawasan yang bonafide dari segi bisnis maupun ekonomi. Karena itulah alamat dan lokasi merupakan komoditas utama yang dapat menarik penyewa. Lalu, mengapa penyewa tidak menyewa sebuah kantor di lokasi strategis dan menempatinya? Kenapa hanya menyewa alamat?

Ada banyak pertimbangan mengapa banyak perusahaan startup, UKM, atau para freelancer lebih memilih untuk menyewa kantor virtual dibanding serviced office (kantor pribadi). Alasan utama biasanya soal biaya, karena hanya menyewa alamat, tentu saja harga sewa virtual office lebih murah dibanding serviced office.

Selain itu penyewa tidak harus dipusingkan dengan masalah kantor lainnya, seperti biaya listrik, ATK, telepon, internet, keamanan, atau maintenance sarana prasarana perusahaan. Karena secara teknis tidak ditempati, hal tersebut menjadi tanggung jawab penuh pemilik kantor virtual.
Jadi dengan membayar biaya sewa sekali, Anda bisa menikmati semua fasilitas yang disediakan virtual office dan bekerja dari mana saja. Menarik bukan? Pertanyaan selanjutnya, apakah kantor semacam ini legal di Indonesia?

Legalitas Virtual Office

Di kawasan Ibu Kota Jakarta, kantor virtual sempat dilarang sekitar tahun 2015 silam. Larangan tersebut tertuang dalam Surat Edaran kepala Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (BPTSP) Nomor 41 tahun 2015. Karena pada saat itu banyak perusahaan baru dan startup bermunculan, pertentangan muncul dari berbagai pihak.
Akhirnya melalui edaran serupa yang dikeluarkan pada tahun 2016, keberadaan virtual office diizinkan kembali dengan berbagai syarat dan ketentuan yang berlaku. Adapun ketentuan yang harus dimiliki pemilik kantor virtual berdasarkan edaran tersebut adalah:

1. Surat Keterangan Domisili perusahaan / badan usaha / perusahaan perorangan berkantor virtual (virtual office) dan izin usaha lanjutannya (misalnya izin usaha perdagangan dan jasa) dapat diberikan kepada pelaku usaha pengguna virtual office yang merupakan:
   1. Badan Usaha yang telah memiliki kantor atau lokasi aktivitas usaha yang sesuai dengan zonasi dan harus dibuktikan dengan dokumen yang sah misalnya SKDBU atau Izin Usaha yang mencantumkan lokasi kantor atau lokasi aktivitas usaha tersebut, atau
   2. Badan usaha / perusahaan perorangan yang beraktivitas di rumah tinggal atau di lokasi non-permanen (seperti co-working space atau ruang publik lainnya yang tidak menetap) yang memenuhi kriteria sebagai berikut:
      • Tidak mengubah fungsi rumah tinggal;
      • Tidak menggunakan bahu jalan sebagai tempat usaha ataupun lahan parkir;
      • Tidak menimbulkan polusi air, udara, atau suara melebihi skala rumah tangga;
      • Tidak menggunakan peralatan atau mesin yang otomatis dalam proses produksi;
      • Tidak mengganggu ketertiban lingkungan.
2. Badan usaha/perusahaan perorangan tersebut harus melampirkan dokumen resmi atas nama dua orang penanggung jawab; jika merupakan badan usaha diwakili oleh dua orang anggota direksi, jika merupakan perusahaan perorangan diwakili oleh pemilik usaha dan satu penjamin:
   • KTP (salah satu direksi / pemilik usaha harus memiliki KTP DKI Jakarta);
   • Kartu Keluarga;
   • NPWP Perorangan;
   • Data rekening dan Surat Rekomendasi dari bank;
   • Surat Pernyataan bermaterai yang menyatakan kesanggupan memenuhi kriteria tersebut di atas.
3. Di dalam surat keterangan domisili beserta izin wajib mencantumkan alamat kantor virtual dan alamat dari kegiatan/aktifitas kebenaran usaha (di kantor atau di rumah tinggal).
4. Masa berlaku dari Surat Keterangan Domisili usaha yang berkantor secara virtual itu harus sesuai dengan janga waktu dari sewa virtual office dengan masa selama 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang kembali sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
5. Masa berlaku dari Izin Usaha melanjutkan berkantor secara virtual adalah 1 (satu) tahun dan diperpanjang kembali sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
6. Dengan penerbitan Surat Edaran ini, maka Surat Edaran Kepala Badan pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta Nomor 64/SE/2015 tanggal 31 Desember 2015 tentang Perpanjangan Penandatangan Surat Keterangan Domisili Badan Usaha (SKDBU), SIUP, dan TDP Badan Usaha yang Berkantor Virtual (Virtual office) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Dari penjelasan Surat Edaran tersebut, maka tentunya penggunaan virtual office di Indonesia saat ini dinyatakan legal dan sah secara hukum dan peraturan. Oleh karena itu, para pebisnis dan pelaku usaha yang menggunakan virtual office tidak perlu khawatir lagi mengenai landasan hukum dan izin yang berlaku.

Ketentuan dalam surat edaran tentang virtual office yang dikeluarkan pemerintah DKI Jakarta ini diperkuat dengan peraturan tentang PT (Perseroan Terbatas) yang diatur dalam UU Nomor 40 Tahun 2007 pasal 5.

Itulah dasar hukum yang mengatur tentang penggunaan virtual office. Anda perlu menyiapkan poin persyaratan yang tercantum tanpa terkecuali. Jika Anda memang belum memahami prosedur hukum sepenuhnya dan masih merasa bingung. Penggunaan pihak ketiga seperti Office99 dalam membantu menyediakan dan menjelaskan virtual office beserta syaratnya merupakan hal yang sangat membantu.

Jadi selain peraturan daerah, legalitas kantor virtual juga didukung dengan hukum negara. Anda hendak sewa virtual office dan Private office? Office99 Solusinya, Office99 menyediakan sewa kantor dengan harga murah loh.